4 tips om effectief je mailbox te beheren als (Hippisch) zelfstandig ondernemer

Zie jij soms door de bomen het bos niet meer als je je mailbox opent?

Zou jij ook zo graag willen dat er orde in de chaos komt? Met deze eenvoudige tips zal je merken dat het een stuk overzichtelijker wordt en zal het minder tijd kosten om je e-mails te verwerken. Het toverwoord hier is: structuur! Ja, je leest het goed 😉 STRUCTUUR! Een aantal tips en trucs ga ik als (hippisch) virtueel assistent hieronder met je delen, enerzijds vanuit ervaring, anderzijds vanuit een training die ik heb gevolgd.

  • 1. Maak basismappen.

Als eerste heb je natuurlijk een map ‘'in-box''. Maak daarnaast een actiemap, een archiefmap en een waiting map. In de actiemap zet je alles waarop nog actie ondernomen moet worden. In de archiefmap kan je alles kwijt wat je moet bewaren en later nog moet opzoeken. In de waiting map zet je alle e-mails waarbij je nog wacht op antwoord van derden. Uiteraard kan je deze basismappen nog onderverdelen in sub-mappen die voor jouw bedrijf specifiek zijn. Maar beperk het aantal sub-mappen, hoe minder mappen je maakt, des te overzichtelijker blijft je mailbox. TIP: Begin altijd met je mailbox te archiveren; scan elk mailtje en plaats hem in de map waar hij hoort. Zo schoon je je inbox op en kun je nog beter focussen op de mails die de hoogste prioriteit hebben.

  • 2. Plan dagelijks een tijd in om je mails te openen en te beantwoorden.

Plan een tijdstip in om je box te openen en je mails te beantwoorden. Bepaal hoelang je hieraan wil besteden en houd je hieraan. Zet het alarm op je telefoon aan en spreek met jezelf af om er ook niet meer tijd aan te besteden, no matter what! Sluit je mailbox daarna en maak die weer open op het volgende ingeplande moment. Laat je tijdens je werk niet afleiden door een openstaande mailbox, je verliest je focus op je werk en op wat je verstuurt in je e-mail. TIP: zet ook de meldingen van een email uit op je telefoon. Als je onderweg bent kun je daar eigenlijk toch niet naar kijken en het leid je af. Focus je onderweg bijvoorbeeld op telefoontjes.

  • 3. Werk volgens het FIFO systeem. Iedereen die wel eens in een supermarkt of horeca heeft gewerkt heeft wel van het FIFO systeem gehoord, First In First Out. Behandel de oudste e-mails als eerste, werk volgens een vaste lijn van onder naar boven, beantwoordt ze en zet ze meteen daarna in de juiste map. Als de lange lijst in de inbox verdwijnt heb je ook het idee dat het werk is gedaan, ook al moet er nog een opvolging op komen.

  • 4. Verwijder rommel. Of ik het rommel mag noemen weet ik niet, maar alles wat binnenkomt aan reclame en andere zaken waar je uiteindelijk niets mee doet vind ik rommel. Verwijder dit meteen na het openen van de mailbox en meld je af voor deze e-mails als je deze vaker dan 4 keer hebt verwijderd zonder het te lezen.

Hoe houd jij je mailbox op orde en hoe verwerk jij e-mail? Werk je ook met een vaste regelmaat en een vast systeem? Laat het me weten. Ik ben heel benieuwd naar wat en hoe jullie het doen!

Wellicht heb ik aan de hand van jouw werkwijze en/of vragen nog wel een handige tip.

Wilhelmien- VA

www.wilhelmien-va.nl



10 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven