Deze oproep kwam ik deze week tegen. Natuurlijk is dat aanleiding om een blog te schrijven over agendabeheer omdat dat één van de werkzaamheden is die ik graag doe.
Ik schrijf hier expres agendabeheer en niet agendaplanning. Waarom doe ik dat? Omdat het niet zo simpel is als het lijkt. Het is niet zo dat we gewoon klakkeloos de agenda vol kunnen plannen op elk tijdstip dat maar wenselijk is. En het is ook niet zo dat wanneer er een mooie planning in de agenda staat deze ook niet meer veranderen zal. Je hebt namelijk met een aantal factoren te maken en dat is op de eerste plaats je klant met daarnaast haar paard, en jij speelt zelf ook een belangrijke rol in dit verhaal, ook al lijkt het soms de meest ondergeschikte rol. Soms moet je dus kunnen schakelen en dat is lastig als je onderweg bent.
Bij dergelijke calamiteiten kan een VA je enorm van dienst zijn. En dan bedoel ik de situatie waarop je een mooie planning hebt, maar wanneer er toch onverwacht en op het laatste moment een klant uitvalt. Hierdoor heb je een gat in je dag en dan kan het lastig zijn om met je afspraken nog te gaan schuiven. Of je staat zelf met pech onderweg en kan niet verder met de planning van die dag. Hoe fijn is het dan als je dan je VA kan vragen om dit voor je op te lossen? Jij kan door met je werk en met je afspraken van die dag en jij kan je focussen op je klanten.
Om nog een voorbeeld te geven; Als ZZP’er kan en mag je eigenlijk nooit ziek zijn want dan stagneert het werk, maar het komt wel voor! Je bent ook maar een mens en die worden nou eenmaal wel eens ziek.
Stel, je staat ’s morgens op een voelt je écht beroerd maar de agenda is voor die dag propvol. Als je met een VA samenwerkt stuur je haar een bericht en je laat haar alle klanten van die dag benaderen en de afspraken verzetten. Een VA kan je klanten correct en op tijd informeren. Ook wordt er zo snel mogelijk een nieuwe afspraak gemaakt zonder dat je hier zelf iets voor hoeft te doen. Alle binnenkomende vragen worden door de VA beantwoord, waardoor je alle tijd hebt om te herstellen.
Natuurlijk is de situatie voor iedereen anders en gaat de een hier makkelijker mee om dan de ander. Vanzelfsprekend heb je dit al een keer meegemaakt en heb je toen ook een oplossing gevonden zonder VA. Maar waarom zou je het je zelf lastiger maken dan het kan zijn? Als zelfstandige is het vaak al lastig genoeg!
Kijk ook nu naar wat een VA voor je zou kunnen doen!
Wilhelmien VA
www.wilhelmien-va.nl
Comments