Binnenkort begint de zomervakantie en voor de meesten zal de vakantie er anders uitzien dan je gewend bent. Door de crisis zullen veel mensen de reis naar het buitenland uitstellen en een vakantie in eigen land plannen. Of gewoon thuis blijven. Maar ook dan heb je het nodig om je eigen accu weer op te laden en even afstand te nemen van je bedrijf.
Alleen, je bent zelfstandig ondernemer. Hoe regel je dat je ongestoord van je vakantie kan genieten en dat je niet met een lege agenda moet beginnen na de vakantie? We hebben allemaal recht op vakantie en een paar dagen vrij. Ook de zelfstandig ondernemer wil vakantie en heeft hier ook zeer zeker recht op. Maar hoe ga je dit doen? Wat als mijn klanten, bellen, mailen, appen pb’tjes sturen via facebook en ik ben er niet? Zeker als je ook nog eens hebt besloten om niet daadwerkelijk weg te gaan is het extra lastig om niet de dagelijks beslommeringen op te pakken.
Tip 1: Geef aan je klanten tijdig aan wanneer en hoelang je niet bereikbaar bent.
Tegenwoordig hebben we allemaal een Facebookpagina waarop we veel berichten delen. Geef daar ook aan wanneer je laatste werkdag is en wanneer je weer begint. Voor je klanten is dit duidelijk en hiervoor zullen de meesten begrip hebben. Immers, ook je klanten gaan op vakantie en willen dat ook ongestoord kunnen doen. Op het moment dat je het bericht plaatst zal je merken dat je mailbox het drukker krijgt dan anders, want de meeste klanten willen dat je voor de vakantie nog even bij hen langskomt. Stel je voor dat je niet meer terugkomt! ;)
Plan ook alvast afspraken na je vakantie zodat je bij terug komst geen lege agenda hebt. Probeer uit te filteren welke klanten je echt nog moet bezoeken voor je weg gaat en welke kunnen wachten. Loop jezelf in de aanloop naar de vakantie niet voorbij, ook al krijg je extra aanvragen. Als de klant wil dat JIJ komt, is het prima als je aangeeft dat ze nog even moeten wachten.
Tip 2: Stel een Auto-Reply in op je mailbox
Zorg dat er in je mailbox een automatisch bericht ingesteld is zodat de klant wel antwoord krijgt en weet dat je vakantie hebt. Geef in dit bericht ook aan wanneer je weer bereikbaar bent. Heb je iemand die je e-mail leest in de tijd dat je afwezig bent? Wees dan ook duidelijk in de instructies. Wil je dat ze je agenda gewoon doorplant zodat je agenda weer vol is als je terugkomt? Geef dit aan. Krijg je specifieke vaktechnische vragen? Laat haar dan communiceren naar de klant dat zij niet vaktechnisch onderlegt is, maar dat ze de vraag onder de aandacht zal brengen zodra jij weer bereikbaar bent en dan zo snel mogelijk antwoord krijgt.
Tip 3: Werk met een privé én werktelefoon Dit is een tip waar veel ondernemers mee werken; neem je privé telefoon mee en laat je werktelefoon thuis of bij je assistent. Op deze manier ben je wel gewoon bereikbaar voor iedereen die je privé nummer heeft. Spreek een boodschap in bij je werktelefoon en geef daarin ook aan wanneer je weer aan het werk gaat. Vraag daarbij ook of ze willen mailen zodat je bij terugkomst niet alle mediakanalen hoeft te checken. Dit is duidelijk voor jezelf en werkt heel gemakkelijk. Vergeet hierbij niet je e-mailadres te vermelden in het bericht.
Tip 4: Download WhatsApp Business
Heb je WhatsApp Business op je telefoon? Dan kan je hierbij ook een automatisch bericht inschakelen waarop je aangeeft dat je even niet bereikbaar bent. Ditzelfde geldt voor Facebook berichten. Ook hier kan je vragen of ze willen mailen zodat je straks zelf nog een duidelijk overzicht hebt.
Tip 5: Neem een extra 'vrije' dag
Neem bij terugkomst nog een extra dag vrij om alles door te lopen. Er zal een stapel post liggen welke je door moet spitten. Natuurlijk zijn er e-mails om te beantwoorden en ook hiervoor zal je tijd moeten nemen. Daarnaast is het prettig om je rustig voor te bereiden op de nieuwe werkweek en heb je na je vakantie ook thuis weer van alles te doen.
Tip 6: Stroomlijn de berichtenstroom Indirect heb ik hem al een aantal keer aangehaald: zorg dat zoveel mogelijk van de berichten via één kanaal gaan. Ook buiten de vakantieperiode zorgt dit voor meer rust en overzicht. Tegenwoordig ben je als ondernemer via zoveel verschillende kanalen bereikbaar dat je vaak het overzicht dreigt te verliezen; WhatsApp, Facebookmessenger, Instagram, E-mail, telefonisch en met een beetje pech alles tegelijk. Via Whatsapp Business en de Facebook Bedrijvenmanager kan je automatische antwoorden instellen; vind je het fijn om alles per e-mail binnen te krijgen? Verwijs in alle automatische berichten dan naar je e-mailadres en verzoek mensen om te e-mailen. Dit geldt ook voor je voicemail!
Tip 7: Overweeg een (tijdelijke) Virtueel Assistent! Vind je dit allemaal te veel rompslomp en wil je toch lekker met vakantie? Een Virtueel Assistent kan ook voor tijdelijke opvang zorgen tijdens de vakantieperiode. Zo loopt voor jou alles gewoon door, je klanten worden door gepland en krijgen de aandacht die ze verdienen. Maar belangrijker nog; jij kan lekker rustig van je vakantie genieten, wetende dat in je bedrijf alles gewoon door loopt. Als je thuis komt is je mailbox netjes opgeruimd en je agenda alweer lekker vol. Maak even tijd om bij te praten vóór het eind van je vakantie en daarna kan je uitgerust en gestructureerd aan het werk. Hoe fijn is dat?
Meer informatie over tijdelijke opvang en wil jij - geheel vrijblijvend - meer informatie over de mogelijkheden? Neem dan contact met me op!