top of page

Ben jij toe aan een Virtueel Assistent?

Inmiddels werk ik al ruim 7 jaar als hippisch virtueel assistent en blijf ik bij elke nieuwe opdrachtgever in positieve zin weer verrast in hoeverre diegene mij belangrijke zaken toevertrouwt. De één vertrouwt mij de volledige planning toe, geeft mij toegang tot zijn of haar whatsapp, agenda en mailbox, daar waar een andere opdrachtgever er bijvoorbeeld belang aan hecht om zelf telefonisch het eerste aanspreekpunt te zijn voor de klant en de samenwerking rustig op te starten. Elke samenwerking met een opdrachtgever is uniek en volledig vertrouwelijk. Dat laatste moet ook wel, als je voor meerdere opdrachtgevers in dezelfde branche werkt.


Bij de start van een samenwerking tussen opdrachtgever en mijzelf als hippisch virtueel assistent bespreken we allereerst wat het kader van het bedrijf is waarbinnen gewerkt dient te worden. Waar staat het bedrijf voor, hoe tikt het klokje. Dit om als hippisch virtueel assistent namens het bedrijf te kunnen spreken. Vervolgstap is dat we in goed overleg bespreken waar de opdrachtgever behoefte aan heeft met betrekking tot het uit handen geven van zaken binnen het bedrijf die hem of haar te veel tijd, energie en geld kosten. De opdrachtgever is ten alle tijden degene die bepaalt wat er wel en niet gebeurt. Ik volg daarin. Niet andersom. Ik vertegenwoordig het bedrijf, niet mijzelf.


Wat cruciaal is, is dat de opdrachtgever zich comfortabel voelt bij wat hij of zij uit handen geeft. En dat het ook bij diegene past. In de praktijk merk ik dat er opdrachtgevers zijn die direct groot beginnen (en alles uit handen geven met betrekking tot planning, telefonisch contact en administratie) en er zijn opdrachtgevers die juist klein beginnen. Om het af te tasten en zelf nog meer regie te houden.


Het grote voordeel voor de opdrachtgever wanneer ze groot inzetten, is dat ze het volledig loslaten en dan geen zorgen meer hebben over de planning en het beantwoorden van berichten. Zij gaan zorgeloos op pad, gaan er blind vanuit dat de agenda klopt, dat alle adressen vermeld staan en alles is bevestigd. Zij hebben aan het eind of begin van de dag tijd over om andere taken te doen.


Opdrachtgevers die kleiner beginnen geven bijvoorbeeld ook toegang tot de diverse systemen en kanalen, maar lezen mee in de whatsapp berichten, kijken over de schouder mee in de mailbox en willen graag bijsturen waar ze vinden dat het nodig is. Met deze opdrachtgevers is er evenveel overleg, maar op een andere manier dan met het bovenstaande voorbeeld. In beide voorbeelden is dat ook nodig om alles te stroomlijnen zodat uiteindelijk alles klopt zoals het hoort. In beide voorbeelden geld: Teamwork makes the dream work!


Maar zo gaat het niet altijd! Het komt ook voor dat een opdrachtgever een hippisch virtueel assistent inschakelt en graag taken uit handen wil geven, maar gaandeweg toch blijkt dat ze het niet kunnen loslaten en het toch liever zelf doen. Zij hebben de mailbox al gezien voordat de hippisch virtueel assistent aan het werk is. Zij hebben de whatsapp berichten al beantwoord tijdens het ontbijt met het gezin. Doen de facturatie op zaterdag- of zondagavond. En ik snap dat! Je hebt een bedrijf opgebouwd en je bent gewend om alles zelf te doen maar het kan écht anders. Loslaten is ook lastig maar met de juiste hippisch virtueel assistent kan je dat met een gerust hart doen en het kan ook met kleine stapjes.


Bij elke opdrachtgever is het elke keer weer de kunst om de juiste vragen te stellen en dusdanig in te lezen, dat ik mijzelf volledig verdiep en ‘’in’’ het bedrijf zit en de gedachtegang van de opdrachtgever vertegenwoordig in mijn rol om uiteindelijk te werken als een geolied team.


In hoeverre zou jij zaken los durven én willen laten?


Liefs Wilhelmien




0 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven
bottom of page