Wat je van een virtueel assistent kan verwachten is geheel afhankelijk van de specialisatie en het vakgebied waarin hij of zij werkzaam is. Er zijn virtueel assistentes die gespecialiseerd zijn op medisch gebied, op juridisch gebied en zo kan ik nog wel even doorgaan. Maar allemaal zijn ze gespecialiseerd in het uit handen nemen van taken. Eén van die diensten wil ik graag toelichten.
Wat ik als virtueel assistent voornamelijk doe is agenda planning, het opzetten en onderhouden van een goed klantensysteem, contact met klanten (onder)houden en beantwoorden van telefoongesprekken. Het is immers zo dat het als onprettig kan worden ervaren als je tijdens een consult, behandeling of gesprek, wordt gestoord door telefoontjes. Zowel voor jou, als voor jouw klant(en). Maar je kan de gesprekken ook niet (altijd) negeren. En mogelijk vind je het als ondernemer belangrijk dat je ‘’áltijd’’ bereikbaar bent voor nieuwe en huidige klanten, bij problemen, bij vragen e.d. Je wilt mensen niet (te) lang laten wachten en aan het einde van de dag stapelen de telefoontjes al snel op. Hoe ga je hiermee om als ondernemer?
Je kan ervoor kiezen om het gesprek te laten voor wat het is en later terug te bellen. Dat is een optie, maar is dat de juiste? Hoe vaak komt het niet voor dat je klant vervolgens niet bereikbaar is of je hebt niet eerder tijd om te bellen dan ‘s avonds na het eten. Wil jij na een lange werkdag nog een aantal gesprekken voeren of ga je liever even relaxen op de bank of iets leuks doen? En wat is de kwaliteit van die gesprekken als je na een lange dag thuiskomt en je energielevel op -3 staat?
Een andere optie is om een automatisch bericht in te stellen, zodat klanten alvast geïnformeerd zijn en eventueel een bericht in kunnen spreken. Aan de hand daarvan heb je de keuze om al een selectie te maken tussen de dringende berichten en berichten die nog wel even kunnen wachten. Maar is dit de oplossing? Heel vaak zie je dan dat de belangrijke berichten vrij vlug worden teruggebeld en de berichten die nog even kunnen wachten, vaak veel te lang moeten wachten en ook regelmatig vergeten worden. Jammer, want elke klant is even belangrijk toch?
De derde optie is om een klantcontact center in te schakelen maar ja, wie weet wat dat kost? Dat zijn immers professionals, zij werken vaak voor veel bedrijven en dat kost een paar duiten, toch? Ja en nee, Ja het zijn professionals en ja het kost geld maar wist je dat een virtueel assistent dat ook voor je kan doen? Maar die kosten zijn toch veel te hoog? Nou, nee hoor, dat valt enorm mee, zeker als je het afzet tegen de baten die je ervan hebt. Al je gesprekken kunnen worden beantwoord en je klanten worden vakkundig te woord gestaan. Geen enkele klant wordt vergeten of over het hoofd gezien en indien gewenst direct ingepland. Wil je een verslag van de binnengekomen en beantwoorde gesprekken? Ook dat kan! Indien overeengekomen ontvang je wekelijks een rapportage van de gesprekken. En…. Een virtueel assistent is vaak kleinschaliger, waardoor hij of zij écht het DNA van je bedrijf ademt en het geheel heel persoonlijk aanvoelt voor je klant. Ook zijn de lijntjes tussen jou en de virtueel assistent vaak vele malen korter.
“It takes months to find a costumer and seconds to lose one”
Liefs Wilhelmien
