In mijn vak als (hippisch) virtueel assistent heb ik regelmatig te maken met potentiële klanten die enorm twijfelen of ze administratieve ondersteuning willen hebben en daarmee taken willen uitbesteden of niet. Dit is een keuze die ik niet voor hen kan maken, maar waarvoor ik wel handvatten kan geven om de juiste beslissing te nemen.
· Stel jezelf allereerst de vraag; Wat zijn mijn doelstellingen?
· Wil je alles zelf doen en lukt je dat ook?
Als ondernemer zou je kunnen denken dat je alles zelf moet doen, want zeker in het begin kan je het jezelf niet veroorloven om taken zoals de administratie, planning e.d. uit te besteden. Het kost toch enige investering om administratieve ondersteuning in te huren (maar die verdien je terug! *) en in het begin heb je vaak nog wel de tijd om administratieve zaken zelf bij te houden. Het is natuurlijk de bedoeling om het op termijn zo druk te krijgen en je dagen te vullen met het bedienen van klanten dat je eigenlijk geen tijd meer hebt voor de administratie. Daarnaast moet je als ondernemer al zo veelzijdig zijn en je kunt simpelweg niet overal even goed in zijn en niet overal evenveel energie van krijgen.
Uiteindelijk zal je taken zoals bijvoorbeeld de planning tegen komen die in het begin nog wel leuk leken om te doen, maar je zult merken als je het drukker krijgt: het neemt al snel te veel tijd in beslag en het voordeel van een (hippisch) virtueel assistent is dat hij of zij daar vaak net een slag beter in is. Dat is namelijk een van de hoofdtaken; zorgen dat jij een zo efficiënt mogelijke planning krijgt en het maximale rendement uit je onderneming weet te halen. Waarschijnlijk was het ook niet je doelstelling om hieraan zoveel tijd te besteden zoals je nu doet. Wist je dat per maand een ondernemer gemiddeld 2,5 dag aan zijn of haar administratie werkt? Reken eens uit hoeveel klanten en omzet je daarvoor in de plaats zou kunnen zetten.
Wat was je voorstelling van zelfstandig ondernemen op het moment dat je de knoop doorhakte? Zag je jezelf inderdaad zoveel tijd besteden aan administratie en andere nevenactiviteiten? Of zag je jezelf bij klanten in een adviserende of uitvoerende taak? Mijn tip: ga doen waar je voor hebt geleerd en waar je goed in bent. En laat die ‘'suffe’' administratie over aan de mensen die er enerzijds heel goed in zijn, maar er ook oprecht energie van krijgen. En ja, ze bestaan kan ik je uit ervaring vertellen ;-)
Misschien was je doelstelling wel een flinke groei of uitbreiding binnen een bepaalde tijd?
Wat is de reden dat je daar niet aan toe gekomen bent? Heb je hier voldoende tijd voor gehad of zijn er taken blijven liggen waardoor deze doelstelling is gestagneerd?
Dit zou kunnen betekenen dat er te veel tijd wordt opgeslokt door taken die je wellicht had kunnen uitbesteden. Taken zoals de planning, administratie, agendabeheer en telefonische opvang, waar je te veel tijd aan hebt besteed maar die er wel gewoon bij horen maar waardoor je je doelstelling uit het oog bent verloren of er simpelweg niet aan toe bent gekomen.
Ga kritisch kijken naar die taken en beoordeel zelf wat je zou kunnen uitbesteden en absoluut zelf zou willen blijven doen. Uiteindelijk is het namelijk maatwerk, het in zee gaan met een (hippisch) virtueel assistent. En jij bepaalt!
Begin simpel: Schrijf voor jezelf eens op wat je doelstellingen zijn. Zorg dat ze helder en concreet genoeg zijn, daarnaast uitdagend en voldoende meetbaar (dus binnen een bepaald tijdvak). Vraag jezelf daarnaast eens af wat je de afgelopen periode heeft afgeleid van deze doelstellingen. Schrijf al deze afleidingen op. Welke van deze afleidingen moet je persé zelf doen? Wat kost je te veel tijd, te veel energie en kan je ook door een ander laten doen?
Blijf bij jezelf, doe waar je goed in bent en maak je doelstellingen waar.
“Great things in business are never done by one person!”
Liefs Wilhelmien
