Zoals ik eerder al heb aangegeven ben ik als (hippisch) virtueel assistent bezig met nieuwe ontwikkelingen. Ontwikkelingen die goed aansluiten bij de zelfstandig (hippisch) ondernemer. Mogelijk ook bij jou dus! Als Wilhelmien-VA sta ik voor het ondersteunen en ontzorgen van zelfstandig (hippisch) ondernemers, vanuit een persoonlijke aanpak. Met jou. Voor jou. Houdt mijn website en social mediapagina’s de komende tijd goed in de gaten, want de nieuwe plannen beginnen vorm te krijgen!
In de tussentijd komen er toch ook weer nieuwe dingen op mijn pad. Onlangs ben ik benaderd door een bedrijf met de vraag of ik de telefoon op kan vangen op de momenten dat zij niet bereikbaar zijn. Natuurlijk is dat een mogelijkheid. Als (hippisch) virtueel assistent is mijn doel een zelfstandig ondernemer te ontzorgen, daar waar hij of zij er behoefte aan heeft. Bij deze specifieke opdrachtgever heeft het dus betrekking op het telefonisch klantencontact.
Wanneer je een nieuwe opdrachtgever erbij mag krijgen met zijn of haar specifieke wensen, dan laat je dit ook weer eens extra kritisch naar je middelen en mogelijkheden kijken. Ik stel mezelf als (hippisch) virtueel assistent namelijk regelmatig de vraag: wat kan ik anders of beter doen, om mijn opdrachtgevers nog beter te helpen? Een van deze middelen was het optimaliseren van de manier hoe ik mijn telefooncentrale heb ingericht. Ik liep er tegenaan dat niet iedere mobiele provider werd ondersteunt door het voormalige systeem. Bij bepaalde mobiele providers waar mijn opdrachtgevers een abonnement hebben was het niet mogelijk om de telefoon door te schakelen naar mijn telefoondesk. Dit was voor mij reden om nú verder te kijken.
Ik heb drie weken geleden op vrijdag middag contact gelegd met een nieuwe provider. Ik werd meteen teruggebeld en na een prettig gesprek waarin ik duidelijk heb uitgelegd wat de eisen en de verwachtingen waren had ik nog voor het einde van de dag een offerte in mijn mailbox. Wat ik een jaar geleden niet heb kunnen vinden kan deze provider mij wel bieden, namelijk een professioneel systeem, met zichtbare wachtrijen, waarbij elke opdrachtgever zijn of haar eigen doorschakelnummer krijgt en hun eigen tekst in kan (laten) spreken, passend bij hun bedrijf. Met deze telefoondesk kan ik de beller en de opdrachtgever optimaal van dienst zijn.
Natuurlijk ben ik niet over één nacht ijs gegaan en heb ik er eerst goed over nagedacht. Wat voor mij belangrijk is bij het afsluiten van een overeenkomst is de eis dat het systeem werkt en ik aan de verwachting van mijn opdrachtgever kan voldoen met ondersteuning van dit bedrijf. Verder zijn de kosten niet geheel onbelangrijk, maar ik verwacht ook service. Op het moment dat er een storing is moeten we kunnen schakelen en dan mag ik ervan uit gaan dat dit snel en adequaat wordt opgelost. Zo ga ik namelijk zelf als (hippisch) virtueel assistent altijd te werk.
Inmiddels is het systeem in werking, hebben we een paar dagen getest en is het nieuwe telefoonsysteem alweer twee weken operationeel. Ik kan niet anders zeggen dan dat ik uitermate tevreden ben over deze provider en het systeem wat ik nu gebruik. Het is een professioneel systeem wat alle tools heeft van wat een callcenter ook gebruikt. Inmiddels ben ik al twee weken ook voor de nieuwe opdrachtgever aan het werk en is ook dit bedrijf tevreden over hoe het gaat.
Zo snel kan het dus gaan. Loop jij ook gesprekken van klanten mis of wil jij dat er gefilterd wordt in de gesprekken zodat je niet onnodig gestoord wordt in je werk? Of wil jij gewoon dat je de telefoon kan doorschakelen op je vrije dagen? Het kan allemaal!
Liefs Wilhelmien
